Een vergaderruimte inrichten: zo doe je dat!

Een goede inrichting voor je vergaderruimte is erg belangrijk, vooral na de coronaperiode. Nu mensen vaker naar kantoor komen voor vergaderingen, is het nog belangrijker om deze ruimtes goed in te richten. Veel bedrijven kiezen voor een traditionele opzet met een rechthoekige vergadertafel en bijbehorende vergaderstoelen, maar er zijn veel andere manieren om de ruimtes in te richten. Dit kan de efficiëntie en sfeer van de vergaderingen verbeteren. In deze blog bekijken we verschillende aspecten van de inrichting van vergaderruimtes en geven we handige tips voor het creëren van een effectieve en inspirerende omgeving.

Stappenplan voor het inrichten van een vergaderruimte

1. Bepaal het doel van de vergadering: Wat is het hoofddoel? Is het een presentatie, brainstormsessie of bespreking van gevoelige onderwerpen?
2. Kies de juiste stoelen: Zoek comfortabele en functionele vergaderstoelen die passen bij de stijl en het gebruik van de ruimte.
3. Bepaal de ruimte en capaciteit: Houd rekening met de beschikbare ruimte en het aantal deelnemers. Zorg voor voldoende loopruimte en een geschikte opstelling.
4. Overweeg de sfeer: Denk na over de kleuren, verlichting en materialen die de gewenste sfeer creëren. Dit heeft invloed op de betrokkenheid van de deelnemers.
5. Selecteer de juiste vergadertafel: Kies een vergadertafel die past bij het doel en de opstelling van de vergadering. Denk aan verschillende vormen zoals rond, ovaal, U-vormig of vierkant.
6. Evalueer en pas aan: Na enkele vergaderingen, evalueer de indeling en de gebruikte meubels. Pas aan waar nodig om de effectiviteit te verbeteren.

Bepaal het doel van de vergadering

Voordat je begint met het inrichten van je vergaderruimte, is het belangrijk om het doel van de vergaderingen vast te stellen. Het doel van de vergadering bepaalt namelijk de indeling en inrichting van de ruimte. Verschillende soorten vergaderingen hebben verschillende behoeften:

Informatie delen: Bij het delen van informatie, zoals tijdens een presentatie of training, is een ovale of ronde vergadertafel aan te raden. Deze opstelling bevordert open communicatie en zorgt ervoor dat alle deelnemers de spreker goed kunnen zien. Dit vergroot de betrokkenheid en maakt het gemakkelijker om vragen te stellen.

Creatieve sessies: Voor brainstormsessies of creatieve bijeenkomsten kan een statafel met krukken geschikt zijn. Deze informele opstelling stimuleert deelnemers om vrijuit hun ideeën te delen en bevordert samenwerking. Een ontspannen sfeer helpt om innovatieve ideeën te genereren.

Gevoelige onderwerpen: Wanneer er gevoelige of vertrouwelijke onderwerpen besproken worden, is het belangrijk om te kiezen voor een meer intieme setting, zoals een huiskameropstelling. Dit creëert een comfortabele omgeving waarin deelnemers zich vrij voelen om hun gedachten en zorgen te uiten.

Creëer de juiste sfeer

De gewenste sfeer in de vergaderruimte beïnvloedt hoe deelnemers zich voelen en zich engageren tijdens de vergadering. Denk goed na over de kleuren, verlichting en materialen die je wilt gebruiken. Warme kleuren en zachte verlichting kunnen een ontspannen sfeer creëren, terwijl heldere kleuren en goede verlichting een energieke omgeving kunnen bevorderen. Door van tevoren na te denken over de gewenste sfeer, kun je een ruimte creëren die past bij de doelen van de vergaderingen.

Kies de juiste vergaderstoelen

De keuze van vergaderstoelen in de vergaderruimte is van groot belang voor het comfort en de productiviteit van de deelnemers. Goede stoelen zorgen voor een positieve vergaderervaring. Bij het selecteren van vergaderstoelen zijn er verschillende factoren om te overwegen:

Materiaal: Het materiaal van de stoelen kan van invloed zijn op het comfort en de duurzaamheid. Leer is vaak duurzamer en gemakkelijker schoon te maken, terwijl stof meer comfort kan bieden. Denk na over hoe vaak de stoelen gebruikt worden en wat het beste past bij je organisatie.

Verstelbaarheid: Stoelen die in hoogte verstelbaar zijn, kunnen bijdragen aan een betere houding, vooral bij lange vergaderingen. Dit is belangrijk voor de concentratie en het comfort van de deelnemers.

Duurzaamheid: Bij de aanschaf van stoelen is het ook belangrijk om na te denken over de duurzaamheid. Investeren in kwalitatief goede vergaderstoelen kan op de lange termijn kosten besparen, omdat ze minder snel vervangen hoeven te worden. Dit draagt niet alleen bij aan de kostenbeheersing, maar ook aan de uitstraling van de vergaderruimte.

Houd rekening met de beschikbare ruimte

De beschikbare ruimte in een vergaderruimte is essentieel voor het succes van de vergaderingen die daarin plaatsvinden. Er geldt een algemene richtlijn van minimaal 2 m² per persoon. Dit betekent dat je bij het inrichten van de ruimte moet rekening houden met het aantal deelnemers.

Kleinere ruimtes: Voor kleine groepen of informele overleggen kunnen compactere ruimtes prima werken. In kleinere ruimtes kan een informele opstelling, zoals een zithoek of een kleinere vergadertafel, zorgen voor een efficiënte en gezellige sfeer.

Grotere ruimtes: Voor grotere groepen, zoals teamvergaderingen of presentaties, is een grotere ruimte van minimaal 20 m² nodig. Deze ruimte moet genoeg plek bieden voor deelnemers en voor eventuele presentatiematerialen en technologie zoals projectoren of videoconferentie-apparatuur.

Denk ook na over de indeling van de ruimte. Zorg ervoor dat er voldoende loopruimte is en dat de opstelling interactie tussen de deelnemers mogelijk maakt.

Formele versus informele vergaderingen

Een andere belangrijke overweging bij het inrichten van een vergaderruimte is of de vergaderingen formeel of informeel zijn. Dit heeft invloed op de keuze van de ruimte en de inrichting:

Informele vergaderingen: Voor informele overleggen kan het handig zijn om een open ruimte of zithoek in de kantoortuin te gebruiken. Dit bevordert een ontspannen sfeer en kan de creativiteit stimuleren.

Formele vergaderingen: Voor formele bijeenkomsten, zoals strategische vergaderingen of evaluaties, is een afgesloten ruimte noodzakelijk. Dit helpt om gevoelige informatie vertrouwelijk te houden en zorgt voor een professionele uitstraling. Een formele inrichting met een duidelijke opstelling versterkt de focus en ernst van de vergadering.

Vergadertafels: de kern van de inrichting

De keuze van de vergadertafel is belangrijk voor de functionaliteit van de vergaderruimte. Hier zijn enkele populaire opties en hun voordelen:

Grote vergadertafel:

• Een grote vergadertafel biedt genoeg ruimte voor laptops, documenten en presentatiematerialen. Dit is vooral belangrijk tijdens presentaties waar veel visueel materiaal gebruikt wordt.
• De opstelling rond een grote tafel bevordert een gevoel van eenheid en samenwerking, wat essentieel is voor teamoverleggen.
• Een overzichtelijke opstelling zorgt ervoor dat iedereen goed zicht heeft op de spreker en de gebruikte materialen, wat de effectiviteit van de communicatie verhoogt.

Staande vergadertafel:

• Een statafel moedigt een actievere houding aan en kan leiden tot energieker en efficiënter vergaderen. Deze opstelling is ideaal voor korte sessies, waarbij deelnemers minder geneigd zijn om uit te wijden.
• De staande opstelling kan ook de bloedcirculatie bevorderen, wat de alertheid en concentratie van de deelnemers verhoogt.

U-vorm tafel:

• Een U-vormige tafel creëert een open ruimte in het midden, wat bijzonder handig is voor presentaties. Hierdoor heeft iedereen goed zicht op de spreker en de presentatie.
• Deze opstelling bevordert interactie, omdat deelnemers elkaar gemakkelijk aankijken, wat de communicatie en samenwerking ten goede komt.
• De open ruimte in het midden maakt het ook gemakkelijk voor de spreker om rond te lopen en materialen te tonen of uitleg te geven.

Ronde vergadertafel:

• Ronde vergadertafels bevorderen een gevoel van gelijkheid onder deelnemers, omdat iedereen dichterbij elkaar zit en elkaar beter kan zien.
• Deze tafels zijn ideaal voor brainstormsessies of kleinere groepsdiscussies, omdat ze openheid en samenwerking stimuleren.
• De ronde vorm maakt het gemakkelijk om iedereen bij de discussie te betrekken en zorgt voor een informelere sfeer.

Conclusie

Het inrichten van een vergaderruimte is een belangrijke stap die aandacht en zorg vereist. Door het doel van de vergaderingen te bepalen, de juiste vergaderstoelen en vergadertafels te selecteren, rekening te houden met de beschikbare ruimte en het type vergadering, kun je een omgeving creëren die niet alleen functioneel is, maar ook bijdraagt aan de effectiviteit van de bijeenkomsten. Met de bovenstaande tips en ideeën ben je goed op weg naar een optimaal ingerichte vergaderruimte die het succes van je vergaderingen zal ondersteunen.

Vergaderruimte laten inrichten door Perla

Wil je jouw vergaderruimte professioneel laten inrichten? Bij Perla helpen we je graag! Wij maken een 3D-ontwerp waarmee je precies ziet hoe je vergaderruimte eruit kan komen te zien. Zo kun je gemakkelijk de juiste keuzes maken voor de indeling en het meubilair.

Met ons 3D-ontwerp zie je hoe verschillende elementen zoals vloerkleden, vergadertafels, verlichting en vergaderstoelen samenkomen. Of je nu een moderne of een traditionele uitstraling wilt, wij passen het ontwerp aan jouw wensen aan.

Daarnaast zorgen we ervoor dat het ontwerp niet alleen mooi is, maar ook praktisch. Ons team van experts begeleidt je tijdens het hele proces, van idee tot realisatie. Neem contact met ons op om van jouw vergaderruimte een inspirerende plek te maken waar mensen graag samenkomen!