Het bepalen van de juiste kantoorruimte is essentieel om je bedrijf soepel te laten draaien. Te weinig ruimte kan leiden tot ongemak en frustratie, terwijl te veel ruimte onnodige kosten met zich meebrengt. Maar hoe kom je erachter hoeveel vierkante meter (m²) je nodig hebt?
In deze blog helpen we je stap voor stap om de juiste m2 kantoorruimte voor jouw bedrijf te berekenen. We bespreken factoren zoals werkplekken, vergaderruimtes en pauzeruimtes, zodat je een kantoor kiest dat perfect aansluit bij jouw behoeften.
Begin met de basis: m² per persoon
Een veelgebruikte methode is het berekenen van de benodigde kantoorruimte op basis van m² per persoon. Dit is een snelle en eenvoudige manier om een eerste schatting te maken.
- Minimale ruimte: De HSE (Health and Safety Executive) beveelt minimaal 11 kubieke meter per persoon aan, wat neerkomt op ongeveer 5 m² exclusief meubels en apparatuur.
- Realistische ruimte: Een meer gangbare richtlijn is 10 m² per persoon, wat voldoende ruimte biedt voor werkplekken en basisvoorzieningen.
Hoewel dit een handige start is, is het niet altijd voldoende. Je bedrijf is meer dan alleen werkplekken, het omvat verschillende ruimtes die bijdragen aan de productiviteit en tevredenheid van je team.
Factoren om mee te nemen bij het berekenen van je kantoorruimte
Wil je een nauwkeuriger beeld krijgen? Neem dan de volgende aspecten mee in je berekening:
1. Soorten werkruimtes
Werkruimtes zijn de kern van elk kantoor, maar niet iedereen heeft dezelfde behoefte. Overweeg de verschillende soorten werkplekken die je nodig hebt:
- Open werkplekken: Voor teams die in een gezamenlijke ruimte werken.
- Privékantoren: Voor managers of medewerkers die geconcentreerd willen werken.
- Flexibele werkplekken: Denk aan gedeelde tafels voor samenwerking.
- Privécabines: Kleine ruimtes voor telefoongesprekken of videogesprekken.
- Maak een inventarisatie van hoeveel medewerkers gebruik maken van elk type werkruimte.
2. Vergaderruimtes
Vergaderruimtes zijn essentieel voor teamwork en communicatie. Afhankelijk van je behoeften kun je verschillende soorten ruimtes plannen:
- Kleine vergaderruimtes: Voor een-op-een gesprekken of kleine teammeetings.
- Boardrooms: Grotere ruimtes met privacy en luxe voorzieningen.
- Informele ruimtes: Voor snelle overleggen of brainstormsessies.
Schrijf op hoeveel vergaderingen je dagelijks hebt en hoeveel mensen erbij betrokken zijn. Dit helpt bij het bepalen van het aantal en de grootte van je vergaderruimtes.

3. Pauzeruimtes en ontspanning
Pauzeruimtes zijn belangrijker dan je denkt. Ze dragen bij aan welzijn en productiviteit. Overweeg deze opties:
- Eethoeken: Voor lunch en koffie.
- Ontspanningsruimtes: Denk aan een spelletjeshoek of zitgedeelte.
- Stilte- of wellnessruimtes: Voor rustmomenten.
- Gebedsruimtes: Voor inclusiviteit binnen je team.
Hoeveel mensen maken hier dagelijks gebruik van? Stem de grootte van je pauzeruimtes daarop af.
4. Functionele ruimtes
Naast werk- en pauzeruimtes zijn er ook functionele ruimtes die niet mogen ontbreken:
- Print- en postruimtes: Voor dagelijks gebruik.
- Opslagruimtes: Voor kantoorbenodigdheden of persoonlijke spullen.
- Serverruimtes: Als je bedrijf veel IT-apparatuur gebruikt.
- Circulatieruimte: Denk aan looppaden en ruimte tussen werkplekken.
Deze ruimtes zijn vaak afhankelijk van je branche. Zorg dat je voldoende ruimte reserveert voor deze praktische aspecten.
Hoe maak je een berekening?
Een eenvoudige manier om de benodigde ruimte te berekenen is door de oppervlakte van elk type ruimte op te tellen. Gebruik hierbij de volgende stappen:
- Werkplekken: Bereken hoeveel ruimte je nodig hebt per medewerker.
- Vergaderruimtes: Tel het aantal vergaderruimtes en hun geschatte grootte bij elkaar op.
- Pauzeruimtes: Schat hoeveel ruimte je nodig hebt voor ontspanning en lunch.
- Functionele ruimtes: Voeg ruimte toe voor opslag, apparatuur en looppaden.
Bijvoorbeeld:
- Werkplekken: 10 medewerkers x 10 m² = 100 m².
- Vergaderruimtes: 2 ruimtes x 20 m² = 40 m².
- Pauzeruimtes: 1 ruimte van 30 m².
- Functionele ruimtes: 20 m².
Totaal: 190 m².
Conclusie
Het berekenen van de ideale kantoorruimte vraagt om meer dan alleen een simpele formule. Door rekening te houden met verschillende soorten werkruimtes, vergaderruimtes, pauzeruimtes en functionele ruimtes krijg je een nauwkeurig beeld van de benodigde ruimte. Dit helpt je niet alleen om kosten te besparen, maar ook om een kantoor te creëren waarin je team optimaal kan werken.
Gebruik deze gids als basis en betrek je team bij het proces. Zo kies je een kantoor dat perfect past bij de behoeften van jouw bedrijf.